Tato smlouva o zpracování osobních údajů je uzavřena podle čl. 28 nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679, obecné nařízení o ochraně osobních údajů, dále jen „GDPR“.
Správcem osobních údajů je zákazník služby Odpovídej.cz, který službu objednal, používá nebo spravuje pro své webové stránky.
Správce je identifikován údaji uvedenými v uživatelském účtu, objednávce, fakturačních údajích, smlouvě, obchodních podmínkách nebo jiné smluvní dokumentaci ke službě Odpovídej.cz.
Dále jen „Správce“.
Apps24 s.r.o.
Karlovarská 254
271 01 Nové Strašecí – Nové Strašecí
IČO: 07193467
DIČ: CZ07193467
E-mail: info@apps24.cz
Web: www.odpovidej.cz
Dále jen „Zpracovatel“.
Správce a Zpracovatel dále společně také jako „Smluvní strany“.
Tato smlouva je uzavřena elektronicky.
Správce tuto smlouvu přijímá zejména vytvořením uživatelského účtu, objednáním služby, aktivací služby, potvrzením v administraci, zaškrtnutím příslušného souhlasu nebo jiným elektronickým potvrzením, kterým vyjádří souhlas s obchodními podmínkami, touto smlouvou nebo používáním služby Odpovídej.cz.
Zpracovatel je oprávněn evidovat datum a čas přijetí této smlouvy, identifikaci uživatelského účtu, kontaktní nebo fakturační údaje Správce, IP adresu, verzi smlouvy a další technické údaje potřebné k doložení uzavření smlouvy.
Tato smlouva je nedílnou součástí smluvního vztahu mezi Správcem a Zpracovatelem, zejména obchodních podmínek, objednávky, smlouvy o poskytování služby nebo jiného obdobného ujednání.
Tato smlouva upravuje podmínky zpracování osobních údajů při používání služby Odpovídej.cz, zejména chatovacího okna nasazeného na webových stránkách Správce.
Zpracovatel zpracovává osobní údaje pro Správce pouze v rozsahu a za účelem nezbytným pro poskytování služby Odpovídej.cz a podle pokynů Správce.
Předmětem zpracování je zpracování osobních údajů návštěvníků webových stránek Správce, kteří použijí chatovací okno Odpovídej.cz, případně dalších osob, jejichž údaje jsou do chatu vloženy.
Povahou zpracování je zejména:
Účelem zpracování je zejména:
Zpracování se může týkat zejména těchto kategorií subjektů údajů:
Zpracovatel může pro Správce zpracovávat zejména tyto kategorie osobních údajů:
Správce bere na vědomí, že uživatel může do chatu vložit i jiné údaje. Správce je povinen nastavit používání služby a informování uživatelů tak, aby do chatu nebyly zbytečně vkládány citlivé údaje, hesla, platební údaje, rodná čísla ani jiné údaje, které nejsou nezbytné pro vyřízení dotazu.
Zpracování osobních údajů probíhá po dobu trvání smluvního vztahu mezi Správcem a Zpracovatelem.
Údaje z chatové komunikace jsou uchovávány po dobu nastavenou ve službě nebo sjednanou mezi Smluvními stranami. Není-li sjednáno jinak, jsou údaje z chatové komunikace uchovávány nejdéle po dobu 6 měsíců od jejich získání, pokud delší uchování není nezbytné pro splnění právní povinnosti, řešení bezpečnostního incidentu, ochranu právních nároků nebo technické zajištění služby.
Po skončení smluvního vztahu Zpracovatel osobní údaje podle pokynu Správce smaže nebo předá Správci, pokud právní předpisy nevyžadují jejich další uchování.
Zpracovatel zpracovává osobní údaje pouze na základě doložených pokynů Správce.
Za pokyny Správce se považují zejména:
Zpracovatel neprodává osobní údaje třetím stranám a nepoužívá je pro vlastní samostatný marketing.
Zpracovatel je oprávněn zpracovávat osobní údaje nad rámec pokynů Správce pouze tehdy, pokud mu takovou povinnost ukládají právní předpisy. V takovém případě o tom Zpracovatel Správce informuje, pokud tomu právní předpisy nebrání.
Pokud má Zpracovatel za to, že pokyn Správce je v rozporu s GDPR nebo jinými právními předpisy v oblasti ochrany osobních údajů, je povinen na tuto skutečnost Správce bez zbytečného odkladu upozornit. Zpracovatel je oprávněn pozastavit plnění takového pokynu do doby, než Správce pokyn potvrdí nebo upraví. Pouhé upozornění ze strany Zpracovatele nezbavuje Správce odpovědnosti za obsah a zákonnost jím udělených pokynů.
Zpracovatel se zavazuje zejména:
Správce se zavazuje zejména:
Zpracovatel přijme vhodná technická a organizační opatření s ohledem na povahu, rozsah, kontext a účely zpracování a s ohledem na rizika pro práva a svobody fyzických osob.
Tato opatření mohou zahrnovat zejména:
Konkrétní technická a organizační opatření mohou být dále popsána v bezpečnostní dokumentaci Zpracovatele nebo v příloze této smlouvy.
Služba Odpovídej.cz může používat cookies, Local Storage nebo obdobné technologie potřebné pro fungování chatovacího okna, zachování konverzace, uložení stavu chatu, zabezpečení služby a návaznost komunikace.
Pokud jsou prostřednictvím služby používány analytické nebo marketingové funkce nad rámec nezbytného provozu chatu, odpovídá Správce za to, že jejich použití bude v souladu s právními předpisy, zejména s požadavky na informování uživatelů a případné získání souhlasu.
Služba Odpovídej.cz může využívat automatizované zpracování a technologie umělé inteligence pro porozumění dotazu, vyhledání relevantních informací a přípravu odpovědi.
Zpracovatel nepoužívá obsah konverzací k učení modelů třetích stran bez souhlasu Správce.
Odpovědi chatbota mají informativní charakter. Služba není určena k automatizovanému rozhodování, které by mělo pro subjekt údajů právní nebo obdobně významné účinky.
Správce odpovídá za to, že chatbot nebude nastaven tak, aby samostatně přijímal právně závazná rozhodnutí vůči subjektům údajů bez odpovídajícího právního základu a lidské kontroly.
Správce uděluje Zpracovateli obecné povolení k zapojení dalších zpracovatelů, kteří jsou potřební pro provoz, hosting, zabezpečení, vývoj, podporu nebo fungování služby Odpovídej.cz.
Zpracovatel zajistí, aby další zpracovatelé byli smluvně vázáni povinnostmi ochrany osobních údajů odpovídajícími této smlouvě.
Zpracovatel informuje Správce o zamýšlených významných změnách týkajících se zapojení nebo nahrazení dalších zpracovatelů. Informování může proběhnout zejména zveřejněním na webu služby Odpovídej.cz, e-mailem, oznámením v administraci nebo jiným vhodným elektronickým způsobem.
Správce může proti takové změně vznést odůvodněnou námitku. Pokud Správce se změnou nesouhlasí a Smluvní strany se nedohodnou jinak, může Správce ukončit používání služby.
Seznam dalších zpracovatelů je uveden v Příloze č. 3 této smlouvy. Aktuální verze seznamu může být dále zveřejněna na webových stránkách služby Odpovídej.cz.
Zpracovatel může v rámci provozu služby Odpovídej.cz využívat poskytovatele, u nichž dochází ke zpracování nebo zpřístupnění osobních údajů mimo Evropskou unii nebo Evropský hospodářský prostor, zejména v USA.
V takovém případě Zpracovatel zajistí, aby předání probíhalo výhradně na základě jednoho z těchto právních mechanismů:
a) rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně podle čl. 45 GDPR, zejména v případě subjektů certifikovaných v rámci EU–U.S. Data Privacy Framework,
b) standardních smluvních doložek vydaných Evropskou komisí podle čl. 46 odst. 2 písm. c) GDPR, zejména podle Prováděcího rozhodnutí Komise 2021/914, přičemž Zpracovatel zajistí jejich uzavření s příslušným dalším zpracovatelem,
c) jiného vhodného právního mechanismu povoleného GDPR, o němž Zpracovatel Správce předem informuje.
Aktuální přehled dalších zpracovatelů a jimi využívaných právních základů pro předání mimo EU/EHP je uveden v Příloze č. 3 této smlouvy nebo ve veřejném seznamu dalších zpracovatelů zveřejněném na webu služby Odpovídej.cz.
Zpracovatel průběžně sleduje vývoj právní úpravy předávání osobních údajů do třetích zemí a v případě, že by využívaný právní základ přestal být platný nebo dostačující, přijme bez zbytečného odkladu náhradní opatření a informuje o tom Správce.
Pokud Zpracovatel zjistí porušení zabezpečení osobních údajů, které se týká osobních údajů zpracovávaných pro Správce, informuje Správce bez zbytečného odkladu poté, co se o porušení dozví.
Oznámení bude obsahovat dostupné informace potřebné k tomu, aby Správce mohl posoudit rizika, splnit své povinnosti podle GDPR a případně oznámit porušení dozorovému úřadu nebo subjektům údajů.
Zpracovatel poskytne Správci přiměřenou součinnost při řešení incidentu a při přijímání nápravných opatření.
Pokud se subjekt údajů obrátí přímo na Zpracovatele se žádostí týkající se osobních údajů zpracovávaných pro Správce, Zpracovatel žádost předá Správci nebo subjekt údajů odkáže na Správce, pokud je to vhodné a možné.
Zpracovatel poskytne Správci přiměřenou součinnost při vyřizování žádostí subjektů údajů, zejména žádostí o přístup, opravu, výmaz, omezení zpracování, přenositelnost údajů nebo námitku proti zpracování.
Zpracovatel poskytne Správci informace nezbytné k doložení splnění povinností podle této smlouvy a GDPR.
Správce je oprávněn ověřit plnění této smlouvy přiměřeným způsobem, zejména formou dotazníku, vyžádání dokumentace nebo jiného obdobného postupu.
Fyzická kontrola v prostorách Zpracovatele je možná pouze po předchozí písemné dohodě, v přiměřeném rozsahu, za podmínek ochrany důvěrných informací, bezpečnosti systému a práv ostatních zákazníků Zpracovatele.
Náklady mimořádného auditu nese Správce, pokud se Smluvní strany nedohodnou jinak.
Zpracovatel zajistí, aby osoby, které mají přístup k osobním údajům, byly zavázány mlčenlivostí nebo podléhaly zákonné povinnosti mlčenlivosti.
Povinnost mlčenlivosti trvá i po skončení smluvního vztahu.
Po skončení poskytování služby nebo po skončení smluvního vztahu Zpracovatel podle pokynu Správce osobní údaje smaže nebo předá Správci.
Pokud Správce neposkytne pokyn v přiměřené době, je Zpracovatel oprávněn osobní údaje smazat po uplynutí běžné retenční doby služby, pokud právní předpisy nevyžadují další uchování.
Zpracovatel není povinen mazat údaje, které musí uchovávat podle právních předpisů, pro ochranu právních nároků nebo které jsou uloženy v zálohách do doby jejich pravidelného přepsání, pokud jsou odpovídajícím způsobem chráněny.
Každá Smluvní strana odpovídá za plnění povinností, které jí vyplývají z GDPR, této smlouvy a dalších právních předpisů.
Správce odpovídá zejména za zákonnost zpracování, právní základ, informování subjektů údajů a obsah pokynů předaných Zpracovateli.
Zpracovatel odpovídá zejména za zpracování osobních údajů podle pokynů Správce, zabezpečení zpracování a plnění povinností zpracovatele podle GDPR.
Tato smlouva nabývá účinnosti okamžikem jejího elektronického přijetí Správcem, nejpozději však okamžikem zahájení používání služby Odpovídej.cz Správcem.
Tato smlouva je uzavřena elektronicky a nevyžaduje vlastnoruční podpis Smluvních stran.
V případě rozporu mezi touto smlouvou a jinými smluvními dokumenty má v otázkách zpracování osobních údajů přednost tato smlouva, pokud není výslovně sjednáno jinak.
Právní vztahy neupravené touto smlouvou se řídí GDPR a právním řádem České republiky.
Služba: Odpovídej.cz
Typ zpracování: Provoz webového chatbota, zpracování dotazů, předání zpráv a poptávek, technická správa služby
Subjekty údajů: Návštěvníci webu, zákazníci, potenciální zákazníci, kontaktní osoby
Kategorie údajů: Obsah zpráv, kontaktní údaje, technické údaje, údaje o použití chatu
Účel: Zákaznická podpora, zodpovězení dotazů, předání poptávek, provoz a zabezpečení služby
Doba uchování: Dle nastavení služby nebo dohody stran; není-li sjednáno jinak, nejdéle 6 měsíců u chatové komunikace
Role Správce: Zákazník služby Odpovídej.cz, který službu používá na svém webu nebo ji spravuje pro web třetí osoby
Role Zpracovatele: Apps24 s.r.o., provozovatel služby Odpovídej.cz
Zpracovatel přijímá zejména tato opatření:
Zpracovatel využívá k poskytování služby Odpovídej.cz následující další zpracovatele:
Masarykova 1230
373 41 Hluboká nad Vltavou
Česká republika
IČO: 28115708
Účel: Webhosting, serverová infrastruktura, databázové a úložné služby, e-mailové a notifikační služby.
Země zpracování: Česká republika, Evropská unie.
Právní základ předání mimo EU/EHP: Nevztahuje se — zpracování probíhá v EU.
OpenAI Ireland Ltd.
1st Floor, The Liffey Trust Centre
117–126 Sheriff Street Upper
Dublin 1, D01 YC43
Irsko
OpenAI, L.L.C. / OpenAI OpCo, LLC
San Francisco, CA
USA
Účel: Zpracování dotazů prostřednictvím jazykového modelu, vyhledání relevantních informací a generování odpovědí chatbota.
Země zpracování: Evropská unie / USA dle konfigurace služby a smluvního vztahu.
Právní základ předání mimo EU/EHP: Standardní smluvní doložky EU podle Prováděcího rozhodnutí Komise 2021/914, případně rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně podle čl. 45 GDPR, pokud je pro konkrétní předání použitelné.
1600 Amphitheatre Parkway
Mountain View, CA 94043
USA
Účel: Google Workspace, zejména e-mailová komunikace, administrativní zpracování, ukládání dokumentů a interní provozní agenda související se službou Odpovídej.cz.
Země zpracování: Evropská unie / USA dle konfigurace služby.
Právní základ předání mimo EU/EHP: Rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně podle čl. 45 GDPR pro subjekty certifikované v rámci EU–U.S. Data Privacy Framework; případně standardní smluvní doložky EU podle Prováděcího rozhodnutí Komise 2021/914.
Zpracovatel se zavazuje udržovat tento seznam aktuální. O plánovaných významných změnách v zapojení dalších zpracovatelů bude Správce informován způsobem stanoveným v článku 14 této smlouvy, zejména zveřejněním aktualizované verze seznamu na webu služby Odpovídej.cz, e-mailem, oznámením v administraci nebo jiným vhodným elektronickým způsobem.
Aktuální verze seznamu dalších zpracovatelů je dostupná na adrese:
https://www.odpovidej.cz/zpracovatele/